AIRFACT,
Facturation en ligne

AIRFACT est une application “full-web” permettant la saisie et validation des factures en ligne. Avec AIRFACT, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans le logiciel depuis leur compte en ligne. Ceci permet de contrôler en amont les situations saisies par rapport à vos engagements. Les factures électroniques sont alors soumises à un processus de validation entièrement dématérialisé et paramétrable. Les situations validées sont importées dans la Gestion Opérationnelle GO et la facture définitive (au format pdf) sera automatiquement rattachée à l’engagement.


AIRFACT peut être utilisé en tant qu’application web à l’intérieur de la Suite Universem ou en tant qu’application web en solution individuelle.


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Les plus

  • Application full-web ouvert à tous les intervenants de la chaine de facturation
  • Saisie par le fournisseur de ses factures ligne par ligne
  • Contrôle, validation et modification des factures ligne par ligne par tous les valideurs
  • Import des DQE et DPGF via Excel
  • Synchronisation des situations validées vers la Gestion Opérationnelle GO
  • Dépôt automatique des factures fournisseurs sur Chorus Pro

Pour qui ? 

  • Fournisseur
  • OPC
  • Maitre d’Œuvre
  • Maitre d’Ouvrage (opérationnel/ financier)

Quelles sont les avantages d’AIRFACT par rapport à Chorus Pro ?

Factures dans Chorus Pro

La consultation et le contrôle des situations à partir d’un fichier pdf sont généralement fastidieuses. Les factures travaux importées depuis Chorus Pro sont au format pdf et donc difficile à lire et non-modifiables. Le Maitre d’Œuvre et le Maitre d’Ouvrage doivent ainsi modifier manuellement le document pdf (ou ressaisir les modifications dans leur logiciel de facturation) puis redéposer la facture modifiée sur Chorus Pro. Les fournisseurs devront aussi modifier leur facture initiale pour prendre en compte ces changements.

Factures dans AIRFACT

A l’inverse, les factures saisies dans AIRFACT sont encadrées par l’engagement préalablement créé et les éléments financiers et/ou révision sont calculés automatiquement. Les situations sont modifiables ligne par ligne par tous les intervenants attitrés de votre circuit de validation. De plus chaque ligne modifiée et marquée d’un point rouge afin que tous les intervenants puissent immédiatement identifier les changements apportés aux factures. La facture définitive sera déposée automatiquement sur Chorus Pro en fin de circuit de validation.

Exemple de circuit de validation des factures dans AIRFACT

Saisie fournisseur

A partir de leur compte en ligne AIRFACT, les fournisseurs saisissent leurs situations directement dans AIRFACT. Ceci permet de contrôler les situations saisies par rapport aux engagements.

Validation OPC

Les factures enregistrées par les fournisseurs sont alors contrôlées et modifiées par les intervenants suivants de votre circuit de validation (par exemple l’Ordonnancement Pilotage Coordination). Vous pouvez définir autant d’étapes de validation que vous souhaitez  dans ce processus.

Validation Maitre d’Oeuvre

Les factures enregistrées par les fournisseurs sont contrôlées et modifiées si besoin par la Maitrise d’Oeuvre. Toute modification est notifiée d’un point rouge pour une identification rapide du changement ligne par ligne.

Validation Maitre d’Ouvrage

En tant que Maitre d’Ouvrage, vous vérifiez l’exactitude des factures avant le passage en comptabilité.

Mise en paiement dans GO

Après la validation finale du donneur d’ordre, les situations sont automatiquement importées dans la Gestion Opérationnelle GO pour validation comptable et mise en paiement.

Fonctionnalités

Gestion de la facturation

Le logiciel AIRFACT permet la saisie, création, modification et validation de vos factures en ligne :

Saisie
AIRFACT permet au fournisseur de saisir ses situations mensuelles :

  • Saisie (par quantité réalisée, quantité décompte, % d’avancement ou prix)
  • Tri par zones
  • Calcul du total de la saisie
  • Enregistrement des saisies en provisoire avant validation des factures
  • Saisie de factures / Décomptes mensuels / Décomptes finaux

Création/validation de la facture
En lançant la facturation, AIRFACT vérifie les conditions du marché et calcule :

  • Les montants à payer pour chaque ligne réalisée
  • Les déductions liées aux sous-traitants
  • L’éventuelle retenue de garantie
  • L’avance due et la résorption d’avance (titulaires et sous-traitants)
  • La révision des prix et l’actualisation (titulaires et sous-traitants)
  • Les corrections liées à la parution des indices définitifs sur les factures passée

La validation de la facture entraine :

  • La génération automatique d’un document pdf accompagnant la facture électronique
  • Le dépôt automatique de la facture sur le portail Chorus Pro (selon paramétrage)
  • L’envoi d’un email de notification destiné aux personnes dans la chaine de validation (selon paramétrage)

Modification de la facture

AIRFACT permet aux intervenants de modifier  les factures si besoin :

  • Modification ligne par ligne (corrections/pénalités)
  • Suivi des modifications (point rouge sur chaque ligne modifiée)
  • Traçabilité (historique des modifications)

Gestion des processus de validation

Chaque validateur sélectionne sa facture pour validation/modification. Une nouvelle version de la facture est alors générée et un e-mail est envoyé à le personne suivante dans la chaine de validation (selon paramétrage).

Par défaut, le processus de validation des factures dans AIRFACT se présente comme suit :

  • Niveau 1 : Validation du fournisseur
  • Niveau 2 : Validation de l’OPC (Ordonnancement Pilotage Coordination)
  • Niveau 3 : Validation du Maître d’Oeuvre (MOE)
  • Niveau 4 : Validation du Maître d’Ouvrage Opérationnel (MO-O)
  • Niveau 5 : Validation du Maître d’Ouvrage Marchés (MO-M)

Il vous est possible de personnaliser ce processus :

  • Ajout/ suppression d’un ou plusieurs niveaux de validation
  • Paramétrage des droits pour chaque validateur

Gestion des marchés

AIRFACT permet de saisir vos nouveaux marchés et consulter les marchés existants :

  • Engagements (Affectation d’un fournisseur à un marché & importation des tâches DQE/DPGF rattachées)
  • Validation interne ou externe dématérialisée des engagements et des avenants
  • Titulaires, sous-traitants et co-traitants
  • Lots et Tranches
  • Avances
  • Retenues de garantie
  • Révisions et actualisations
  • Import de catalogues & bordereaux : DQE / DPGF
  • Génération automatique des avenants à partir d’un DQE/DPGF modifié
  • Gestion des plannings de travaux et des rémunérations de suivi
  • Marchés à Bon de commande
  • Marchés à Bon de commande multi-tiers et multi-opérations

Gestion des prestations

AIRFACT vous permet de gérer les prestations de tous vos marchés ainsi que les prestations hors-marchés. Toutes les prestations liées à un fournisseur ou une tranche sont listées & sont modifiables directement ou via OS/Avenants.

L’état d’avancement de la facturation peut être suivi par prestation, par nature, par zone, ou par poste bilan.

Dépôt des factures créées dans AIRFACT sur Chorus Pro

Avec l’application en ligne AIRFACT, il est possible de déposer automatiquement sur Chorus Pro les factures réalisées dans AIRFACT à chaque stade du processus de validation (selon paramétrage).

Après la mise en paiement dans GO, le statut des factures sera aussi modifié automatiquement dans Chorus Pro.

Outils de suivi & paramétrage

AIRFACT permet de suivre l’avancement des engagements :

  • Par marché
  • Par Fournisseur / Co-Traitant / Sous-Traitant
  • Par ligne de DQE/DPGF

et propose aussi une gamme complète d’outils de paramétrage selon les critères suivants :

  • Zones d’interventions
  • Droits
  • Indices de révision
  • Configuration des catalogues (DQE/DGPF)
  • Opérations
  • Interfaces comptables (Produits et Tiers)
  • Administration (Pages, Natures, Validation/Statuts, Produits, Banques)

Gestion des tiers et contacts

AIRFACT vous permet de gérer l’ensemble de vos tiers et contacts. Ceux-ci sont synchronisés avec les autres logiciels de notre suite Universem. Vous pourrez choisir les personnes autorisées à se connecter à AIRFACT et pourrez ensuite leur assigner des droits d’utilisation, de facturation et de validation.

Interopérabilté avec la Gestion Opérationnelle GO

En combinaison avec la avec la Gestion Opérationnelle GO, les informations suivantes enregistrées dans GO sont importées automatiquement dans AIRFACT :

  • Opérations
  • Postes bilans
  • Zones analytiques
  • Tiers/contacts

A l’inverse, les éléments suivants sont importés directement dans GO depuis AIRFACT :

  • Engagements
  • OS/avenants
  • Fournisseurs
  • Situations validées (pour validation comptable dans GO)

AIRFACT fait partie
de la suite Universem

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