GL,
Gestion locative

Dans la Gestion Locative, le patrimoine représente l’ensemble des biens qui pourront faire l’objet d’un bail ou d’une location horaire. Il pourra s’agir concrètement d’un appartement, d’un immeuble, d’un bâtiment, d’un local, d’un parking, d’un terrain, d’un box… Les biens sont appelés des « lots », quelle que soit leur nature. Le lot sera ainsi l’élément lié au bail.

Les lots sont ensuite classés au sein d’une même entité (regroupement). Au-delà de l’aspect physique, le regroupement pourra être le niveau auquel les charges du patrimoine seront affectées.

En liaison avec la Gestion Opérationnelle, le patrimoine pourra être liée à une opération ou à une sous-opération de GO.

Le patrimoine se structure ainsi sur 3 niveaux :

• Opération / Sous-Opération
• Regroupement
• Lot

Deuxième élément de la Gestion Locative après le patrimoine, le bail défini les conditions juridiques et financières de l’occupation du patrimoine :

• Titulaire/type de bail
• Loyer (terme, périodicité…)
• Dates d’échéance (début, fin)
• Frais de gestion
• Montants/révisions
• Mode de règlement, TVA

Le bail fait ainsi le lien entre le patrimoine et la génération automatique des factures clients.

Les factures « clients » peuvent être générées de manière automatique ou manuelle. Elles représentent le premier niveau de traitement dans la gestion locative. Il est possible de consulter les factures et/ou de les exporter à tout moment vers GO. Les zones des factures clients comprennent les champs :

• Date de facture
• Bail
• Date d’échéance
• Période (du/au)
• Libellé/Référence
• Banque
• Lot

Le logiciel consolidera :

• Loyer
• Charges
• Déport garantie
• Frais
• Règlement (selon encaissement)

Les factures « fournisseurs » correspondent aux charges réelles : électricité, gaz, eau, entretien… Elles sont donc essentielles lors du calcul du décompte des charges.

Les factures fournisseurs peuvent être saisies et/ou importées depuis la Gestion Opérationnelle.

Le décompte des charges permet d’établir le lien entre les factures clients (provisions pour charges) et les factures fournisseurs (charges réelles). La régularisation des charges est automatisée dans GL sous contrôle utilisateur.

Pour mettre en oeuvre le décompte des charges, la Gestion Locative prend en compte :

• la fiche bail
• les lignes de facturation client
• les lignes de facturation fournisseur
• les critères de répartition du patrimoine

La régularisation des charges se calcule en général de manière annuelle mais il est aussi possible de réaliser un calcul temporaire en cours d’année dans le cas du départ d’un locataire.

Le logiciel GL fait partie de la Suite Universem : sa base de tiers est commune avec la base de la Gestion Opérationnelle GO et la base d’Universem Comptabilité NF NUEVO. Cette interopérabilité assure l’unicité des données et évite les double-saisies des informations relatives aux tiers.

Les tiers sont classés en catégories :

• Clients
• Fournisseurs
• Organismes
• Salariés

Toutes les informations relatives aux tiers peuvent être renseignées : Code, raison sociale, adresse, type, nature, SIRET, coordonnées bancaires…

La Gestion Locative vous permet de restituer les données enregistrées dans GL à travers :

• Des pivots (tableaux en format pdf ou Excel)
• Des indicateurs graphiques

Tous types de données peuvent être exploitées : baux en cours et prévision de fin de bail, factures impayées…

Le logiciel GL fait partie de la Suite Universem et les données de GL sont interopérables avec la Gestion Opérationnelle GO et la Comptabilité NF NUEVO :

• Transfert des factures de GL vers GO
• Comptabilisation des factures dans NUEVO via GO
• Marquages des factures encaissées dans GO dans GL
• Saisie des factures fournisseurs dans GL ou dans GO
• Transfert des décomptes vers GO après la régularisation des charges par bail