GP,
Gestion de projet

Le niveau Dossier est le niveau le plus élevé de la gestion de Projets GP. Il regroupe tous les éléments du projet :

• Budget
• Bilan
• Planning (tâches et intervenants)
• Documents attachés
• Prévisions

Le Dossier peut contenir un (ou des) projets créés à partir de zéro ou à partir d’un projet étalon. Il est aussi possible d’enregistrer plusieurs versions d’un projet.
Lors de la création du Dossier, vous pourrez choisir de le relier avec l’une de vos opérations dans la Gestion Opérationnelle GO. Ce lien vous permettra d’exporter le bilan vers GO et de faire remonter le réalisé de GO dans GP pour le calcul des prévisions.

La création du budget ou projet dans GP s’adapte à vos habitudes de travail :

Import Excel / MS Project
De très nombreux opérationnels réalisent leurs budgets ou projet dans les outils Microsoft (Excel/Project). Fort de ce constat, le logiciel GP vous permet d’effectuer un import ‘dynamique’ depuis ces outils : l’ensemble des montants, feuilles et formules sont importés à l’identique dans GP. Ainsi, le budget/projet peut être modifié dans GP une fois l’import réalisé et aucune ressaisie ne vous est demandée.
A noter : vous pouvez aussi préparer un ‘classeur modèle’ dans Excel qui reprendra toute la structure de votre budget ainsi que les liens avec le bilan

Saisie dans GP
Pour les nouveaux projets, il vous est aussi possible de créer votre budget/projet directement dans GP.

La gestion des bilans se fait par la définition de vos différents postes bilans : dépenses, recettes, amortissement, mobilisation…

Création du bilan
Comme pour le budget, il vous est possible d’importer votre bilan depuis GO (étalon ou opérationnel).

Définition du bilan
Vous pouvez renseigner les montants HT (ou TTC selon la définition du bilan) de votre bilan de 2 manières :

• En saisissant les montants directement dans chaque poste (simulation hors GO)
• En important le fichier budget client (incluant l’onglet bilan)

Export vers GO
Dans le cas d’un projet relié à une opération dans GO, le bilan pourra être exporté à chaque étape : projet, initial, approuvé

Le Planning vous permet de gérer tous les éléments temporels de votre projet à partir d’un diagramme de Gantt : tâches, intervenants, liens entre événements… Vous pouvez créer chaque événement individuellement ou à partir d’un planning étalon.

Les fiches ‘Tâche’ constituent les éléments de base du planning. Elles regroupent toutes les données temporelles (périodes, avancement), financières (bilan, répartition) et humaines (fonctions et heures des intervenants).

Comme pour tout diagramme de Gantt, la modification d’une tâche entraine la modification (décalage temporel ou financier) de tous les éléments reliés à cette tâche.
Le planning vous permet aussi de visualiser votre projet sous forme de liste (par poste) ainsi que par intervenant.

Etape ultime de la Gestion de Projets, les prévisions vous permettent de réaliser sans autre saisie un échéancier prévisionnel de tous les mouvements financiers de votre projet.
Les données modifiées dans le planning ainsi que les données du réalisé (lié à GO) sont intégrées dans le calcul des prévisions lors de la procédure d’actualisation.
Les prévisions vous permettent donc de visualiser vos écarts de trésorerie sur tout le cycle de vie de votre projet et de modifier vos budgets et plannings en conséquence.

Une consultation des projets via le web peut être mise en place par Progisem afin de permettre à des partenaires externes de visualiser vos projets. Une adresse web vous sera fournie pour la connexion à votre domaine et chaque utilisateur disposera d’un compte avec mot de passe.
Les éléments suivants seront consultables :

• Le budget (en détail ou en synthèse)
• Le planning (sur des périodicités annuelles, trimestrielles ou mensuelles)
• Les prévisions (sur divers niveaux de périodicité et de détail)